O firmie

ELANDIS SP. Z O.O.

Firma Elandis z Krakowa jest firmą konsultingową, specjalizującą się w logistyce magazynów. Zajmuje się szeroko pojętą obsługą firmy w tym zakresie – od audytu poprzez projekt, optymalizację procesów magazynowych po dostarczenie linii pakujących i innego niezbędnego sprzętu. 

Firma ma wieloletnie doświadczenie i rozwija się dynamicznie, śledząc i wdrażając najnowsze rozwiązania dotyczące logistyki magazynów. 

Oczekiwania

Wdrażając system ERP fundamentalne znaczenie ma identyfikacja potrzeb firmy. Pozwala to na dopasowanie systemu pod oczekiwania firmy, precyzyjne określenie funkcjonalności oraz jego skuteczną implementację. Prowadząc analizę przedwdrożeniową zidentyfikowane zostały następujące potrzeby.

Zintegrowane rozwiązanie

 

Problem z nieefektywnym modelem działania, który obejmował przepisywanie danych z różnych systemów do arkuszy kalkulacyjnych. Potrzeba wprowadzenia zintegrowanego rozwiązania, które obejmowałoby wszystkie obszary działalności firmy.

Optymalizacja procesów biznesowych

Usprawnienie procesów biznesowych, zwłaszcza w obszarach handlu, księgowości, zarządzania środkami trwałymi, ewidencji środków pieniężnych  oraz kadr i płac. Firma chciała systemu, który automatyzowałby te procesy i umożliwił nad nimi lepszą kontrolę. 

Integracja z istniejącymi systemami

Firma korzystała już z systemu CMR, który zawierał istotne dane. Potrzebne było rozwiązanie ERP, które mogłoby zintegrować się z istniejącym systemem, umożliwiając jednoczesną pracę z oboma programami i synchronizację danych między nimi. 

Wyzwania

W trakcie wdrażania systemu często stajemy przed różnymi wyzwaniami. W Elandis Sp. z o.o. wyróżniliśmy trzy główne wyzwania:

Złożoność operacji finansowych

Zarządzanie wielowalutowymi transakcjami i raportowanie w różnych walutach stanowiło wyzwanie, wymagając bardziej zaawansowanych narzędzi i procedur.

Rozproszone systemy

Oddzielne systemy ERP i CRM. Firma zadecydowała o pozostaniu przy zewnętrznym systemie CRM. Wymagało to poprawnej synchronizacji systemu enova365 z CRM aby uniknąć problemów pojawiających się wcześniej.

Niezautomatyzowane procesy biznesowe

Model działania oparty na ręcznym przepisywaniu danych do arkuszy kalkulacyjnych był nieefektywny, co hamowało wydajność i prowadziło do redundancji danych. Wyzwaniem było usprawnienie procesu by uniknąć chaosu organizacyjnego, wynikającego ze zmiany sposobu pracy.

Przebieg wdrożenia

enova365 Finanse i Księgowość

Księgowość jest o tyle istotnym modułem, że firma prowadzi szczegółową analizę kosztów i przychodów. W tym celu została wykorzystana funkcjonalność opisów analitycznych dokumentów. Dokumenty kosztowe jak i przychodowe są opisywane pod kątem rodzaju, centrum kosztów i ewentualnie projektu. Wszystkie dane powinny być w dwóch walutach, gdyż duża część dokumentów jest walutowa. Drugim istotnym elementem, który został obsłużony w enova365 były dokumenty dwuwalutowe – kwota netto w walucie, kwota VAT w złotówkach. Środki trwałe zostały sprawnie zmigrowane i uruchomione. 

enova365 Ewidencja Środków Pieniężnych

W tym obszarze został uruchomiony moduł Elektroniczne Wyciągi Bankowe. Dzięki temu wyciągi bankowe są importowane do systemu a dzięki mechanizmowi matryc pozycje tych wyciągów są kwalifikowane do księgowania automatycznie. To pozwoliło na wydatne skrócenie czasu obsługi rozrachunków. 

enova365 Handel i magazyn

Elandis Sp. z o.o. zajmuje się wyposażeniem magazynów w sprzęt elektroniczny do obsługi logistyki. Co za tym idzie, bardzo istotne jest tworzenie ofert i zamówień ze szczegółowym opisem dostarczanego sprzętu. W tym celu firma musi importować do programu enova365 listy produktów i komponentów od swoich dostawców. Aby to osiągnąć, utworzone zostało narzędzie do importu danych z plików xlsx.

Firma korzysta od wielu lat z zewnętrznego systemu CRM. Ze względu na dużą ilość danych zawartych w systemie, zdecydowano, że nadal będzie wykorzystywany a dane będą synchronizowane z programem enova365. W trakcie wdrożenia przygotowaliśmy dodatek, który w określonych odstępach czasu synchronizuje dane. System ITCube otrzymuje listy kartotek produktów, a z niego pobierana jest lista zamówień. Podczas tej operacji następuje również synchronizacja kartotek kontrahentów. 

enova365 Kadry Płace

Wdrożenie modułu Kadry Płace odbyło się standardowo. Dzięki istniejącemu migratorowi z programu Comarch Optima wszystkie dane zostały przeniesione do systemu enova365.

 

Korzyści z wdrożenia

Po pierwszym roku pracy można stwierdzić, że system enova365 znacznie usprawnił pracę w firmie Elandis. Korzyści jakie przyniosło wdrożenie rozwiązań to m.in:

Man Pointing Laptop Computer

Łatwiejsze zarządzanie sprzedażą i zakupami

Three People Sitting Beside Table

Efektywna księgowość i zarządzania środkami trwałymi

Gray and Black Laptop Computer

Efektywniejsze raportowanie i analiza danych

Od początku działalności firmy Elandis naszym nadrzędnym celem jest zapewnienie maksymalnej użyteczności i innowacyjności dostarczanych przez nas rozwiązań, przy jednoczesnym uwzględnieniu wizji oraz specyficznych wymagań naszych Klientów. Tego samego oczekiwaliśmy, decydując się na wybór systemu ERP dla naszej firmy. System enova365 pomimo bardzo specyficznych wymagań naszego biznesu, okazał się oprogramowaniem, które udało się dostosować do naszych potrzeb, tak aby wspierał nas w codziennych działaniach operacyjnych.

Karol Piwowarczyk

Wiceprezes Zarządu