DokumentyPDF to dodatek, który usprawnia tworzenie dokumentów w firmie. Umożliwia on automatyczny import dokumentów PDF z folderu lub ze skrzynki pocztowej. Dokumenty papierowe trafiają do systemu jako załączniki, gdzie mogą być przetwarzane w postaci elektronicznej. W swobodny sposób możemy kopiować i przenosić dane z dokumentu PDF na wybrane przez nas pola w programie Enova. Dodatek umożliwia nam stworzenie wybranych dokumentów i ich edycję.
Jak wygląda to w Enova?
W programie znajdują się guziki: “Importuj maile” oraz “Importuj PDF”. Po ich wciśnięciu tworzone są zdarzenia w module CRM- dla każdego pliku PDF osobno, a pliki są zapisywane jako załączniki do tych zdarzeń. Dla każdego rodzaju dokumentów można stworzyć osobną definicję zdarzenia i ją skonfigurować. Przykładowo, jeśli do firmy wpływają: dokumenty kosztowe, dokumenty zakupów towarów i umowy, to należy stworzyć osobne definicje zdarzeń: DzKoszt, DzTow, DzUm. Dla każdego z nich można zdefiniować katalogi z których będą importowane PDF-y.
Na każdym utworzonym zdarzeniu jest zakładka “Edytuj dokument CRM”, na której wyświetlany jest załącznik PDF. Obok dokumentu należy wypełnić: numer, daty, kontrahent, kwoty, itd. Widok umożliwia nam, w swobodny sposób kopiować i przenosić dane z dokumentu PDF na wybrane przez nas pola.
Co dalej z takim dokumentem?
- Możemy przesłać dokument dalej np. do osoby zatwierdzającej lub do wybranego działu np. księgowość. Dodatek umożliwia wskazanie operatora, do którego chcemy wysłać dany dokument i status, jaki ustawiamy. Możemy dopisać ewentualne uwagi do dokumentu.
- Utworzyć opis analityczny dla dokumentu.
- Utworzyć dokument handlowy.
